Wydawać by się mogło, że wybór sali, w której zorganizować będziemy mogli konferencję mającą na celu poinstruowanie naszych pracowników o kierunkach, w których powinna rozwijać się nasza firma lub też ustalenie sposobów jej finansowania nie powinno być zadaniem trudnym. Wszystko czego potrzebujemy to przecież tylko duża, zadaszona i wydzielona przestrzeń, kilkanaście stołów oraz krzeseł, nieprawdaż?
Okazuje się, że mimo spełnienia rzeczonych warunków, wynajęta sala konferencyjna może jednak nie spełniać wymogów naszych lub innych osób biorących udział w spotkaniu. Czym więc charakteryzować się powinno jakościowe pomieszczenie, w którym przeprowadzić możemy szkolenie, spotkanie zarządu, czy też panel dyskusyjny dla pracowników naszego przedsiębiorstwa?
Jak mówi menager Hotelu Boss w Warszawie, najistotniejszym aspektem, jaki wziąć musimy pod uwagę decydując się na rezerwację określonej sali jest dostępność wszelkiej maści osprzętu multimedialnego. Mając do dyspozycji umieszczony pod biurkiem zlokalizowanym pośrodku pokoju komputer, do którego podłączony jest projektor, możemy bez najmniejszych problemów zaprezentować użytkownikom pokaz slajdów, klip wideo lub prezentację multimedialną. Bez wątpienia będzie to bardziej interesująca forma przedstawienia kluczowych informacji niż tradycyjny, popularny zwłaszcza w środowisku akademickim wykład.
Nie powinniśmy także zapomnieć o wysokiej jakości nagłośnieniu, a więc rozmieszczonych w kluczowych miejscach sali konferencyjnej głośnikach oraz mikrofonie, dzięki któremu przekazywane przez nas lub innego prelegenta informacje słyszane będą nawet przez osoby siedzące w skrajnych rejonach pomieszczenia.
Niebagatelne znaczenie odgrywa również szybkie połączenie internetowe. To ono sprawi, że prowadząc wykład lub prezentując uczestnikom ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa dane będziemy mogli posiłkować się istotnymi dla tematu witrynami internetowymi, czy też – w razie potrzeby pobrać przygotowane zawczasu materiały z własnego konta pocztowego lub dysku zdalnego.
Multimedia to jednakże nie wszystko, liczy się bowiem także komfort osób biorących udział w konferencji, zwłaszcza jeżeli ma ona trwać dłużej niż jeden dzień. W takim wypadku warto zadbać, aby wynajmowane pomieszczenie znajdowało się w pobliżu lub stanowiło integralną część kompleksu wypoczynkowego wyposażonego w miejsca noclegowe, bufet, korty tenisowe, basen oraz inne udogodnienia umożliwiające produktywne spędzanie czasu pomiędzy kolejnymi sesjami dyskusyjnymi lub blokami prezentacji.
Co ciekawe, rozwiązanie takie wcale nie musi nas kosztować fortuny – jeżeli uda nam się znaleźć kompleks zlokalizowany 20-40 kilometrów od centrum miasta, możemy liczyć na atrakcyjne ceny, a wypoczynek wraz z uczestnictwem w konferencji jednej osoby okaże się być wydatkiem mniejszym, niż zaproszenie pracownika na jednodniową sesję organizowaną w ekskluzywnym hotelu lub zajeździe na przedmieściach lub w centrum. Wybór uzależnić powinniśmy także od ilości osób mających brać udział w organizowanej konferencji – jeżeli nie jest ich wiele, pokusić się możemy na niewielkich rozmiarów salę z pełnym wyposażeniem, co pozwoli nam jeszcze bardziej ograniczyć koszty wynajmu. Upieczemy w takim przypadku dwie pieczenie przy jednym ogniu!
